Premia wypłacona pracownikowi z dotacji

Ocena zasadności nagród pracowniczych w świetle prawa pracy

WSA w Olsztynie w wyroku z dnia 25 marca 2025 r., sygn. I SA/Ol 37/25, uznał, że uzasadnienie nagrody jako wzorowe wypełnianie swoich obowiązków pracowniczych, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności mieści się w obowiązkach pracowniczych, czyli w szczególności w sumiennym i starannym wykonywaniu pracy (art. 100 § 1 k.p.). Sąd podkreślił, że z żadnej informacji o przyznaniu nagrody nie wynikają natomiast jakiekolwiek konkretne (zindywidualizowane) przesłanki uzasadniające przyznanie nagrody danemu pracownikowi. Nagrody wypłacone zostały też co do zasady w jednakowej wysokości – po 2201,00 zł, wobec czego wypłacane środki stanowiły w istocie przysporzenie majątkowe dla pracowników, bez konkretnie wykazanego uzasadnienia nawiązującego do wykonywanych indywidualnie obowiązków pracowniczych.

Powyższy wyrok jest efektem kontroli i uznania w niej, że dotacja została wydatkowana niezgodnie z przeznaczeniem, gdyż sfinansowano z niej nagrody zarówno nauczycielom, jak i pozostałym pracownikom szkoły.

W mojej praktyce zawodowej, podczas wykonywania obowiązków inspektora kontroli RIO, spotkałem się z uzasadnieniem nagród pracowniczych wypłacanych w jednej z JST jako „punktualne rozpoczynanie pracy i terminowe załatwianie spraw”. Takie uzasadnienie trudno było zakwalifikować inaczej niż jako realizację obowiązków pracowniczych, tym bardziej, że art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1135) stanowi, że nagroda dla pracownika samorządowego może być przyznana za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Warto przypomnieć, że w Kodeksie pracy zakres obowiązków pracowniczych jest otwarty i obejmuje przestrzeganie przez pracownika:

1. czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,
2. regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,
3. przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,
4. tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
5. zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Pracownik zobowiązany jest także dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, jak też wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, na czym właśnie opierał się w ww. wyroku sąd.

Pamiętać trzeba, iż zatrudnienie na umowę o pracę wiąże się z tym, że pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem przewidzianym tą umową.

Powstaje zatem pytanie, czy można nagradzać pracowników?

Można, a nawet trzeba. Wynika to z zapisów art. 77¹ oraz 77² Kodeksu pracy, które określają sposób kreowania warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Jest to kluczowe w przypadku powoływania się przy kontrolowaniu prawidłowości wydatkowania dotacji na związek dotacji z efektami pracy na rzecz uczniów. Kontrolujący starają się podważyć premie bądź nagrody i wskazują, że są to środki służące socjalnemu zabezpieczeniu pracownika i jego rodziny, a nie uczniom. Jest to błędne rozumowanie, gdyż Kodeks pracy w układach zbiorowych oraz regulaminach wynagradzania wyraźnie przewiduje możliwość ustalenia rozliczeń pracodawca – pracownik także w formach innych świadczeń związanych z pracą. Kluczowe jest tu sformułowanie „związanych z pracą”. Świadczeniami nieuzależnionymi od efektów pracy będą zapomogi oraz wypłaty z ZFŚS, które są uzależnione od sytuacji socjalnej (materialnej) i zdarzeń losowych lub nadzwyczajnych potrzeb pracownika, chociaż także pozostają w związku z zatrudnieniem i świadczeniem pracy na rzecz konkretnego pracodawcy, ale nie są uzależnione od oceny wyników tej pracy, lecz pozostają w sferze obowiązków pracodawcy wobec pracownika.

Kodeks pracy w art. 105 definiuje sytuacje, w których mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Zgodnie z tym przepisem wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu. Ponieważ informacja związana z przyznaniem nagrody jest włączana do akt pracowniczych, to konieczne jest rozwinięcie kodeksowego opisu i wskazanie, w czym ta „wzorowość” się przejawiała, na czym polegały inicjatywy czy podnoszenie wydajności i jakości w pracy. Opis ten może być w przyszłości bardzo istotny dla udowodnienia związku wypłacanych kwot z prawidłowym wydatkowaniem dotacji.

Wewnętrzne regulacje funkcjonujące w szkole (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy, zakresy czynności) powinny wyraźnie wskazywać zadania (obowiązki) pracowników przypisane do stanowisk pracy oraz sygnalizować obszary, które będą rozpatrywane w kategoriach „czegoś więcej”, predysponujących do przyznania nagrody. Może to być np. napisanie programu (projektu, wniosku) i otrzymanie dofinansowania, przygotowywanie uczniów do olimpiad przedmiotowych i osiągnięcie w nich wyników na poziomie krajowym lub międzynarodowym, opracowanie i przeprowadzenie programu ochrony środowiska w najbliższym otoczeniu szkoły wraz ze zbiórką i segregacja surowców wtórnych, nawiązanie współpracy z zakładami pracy w najbliższym otoczeniu szkoły i organizacja wycieczek zawodoznawczych (oczywiście poza nauczycielem realizującym te zadania w ramach swoich obowiązków związanych z nauczanym przedmiotem), opracowanie i realizacja treści nauczania wykraczających poza podstawę programową (wskazać jakich) itp.

Nie będzie podstawą do nagrody „wieloletnia praca na rzecz szkoły”, gdyż do tego typu zaangażowania zastosowanie będą miały dodatki „stażowe” oraz „nagrody jubileuszowe”.

Nie można też nagradzać za „wykonywanie zadań ponad normy czasu pracy”, gdyż od zapłaty tego rodzaju jest dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, a za złamanie pracowniczego prawa do odpoczynku można zostać ukaranym.

Nieoczywista wydaje się też umiejętność rozróżniania i oceny, czy dane świadczenie związane z pracą powinno być rozpatrywane jako premia, czy jako nagroda. Zarówno nagroda, jak i premia stanowią świadczenie pochodzące ze stosunku pracy, stanowiące przysporzenie majątkowe dla pracownika. Pracodawcy chcący zmotywować pracowników do wydajniejszej pracy, przy jednoczesnym pozostawieniu sobie jak największej swobody w przyznawaniu dodatkowego wynagrodzenia, stosują obie te formy. Podkreślam, że relacja między wynagrodzeniem zasadniczym wypłacanym pracownikowi a nagrodą jest taka, że wynagrodzenie należy się pracownikowi za zwykłe (normalne) wykonywanie obowiązków pracowniczych, czyli w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy, jak to przywoływał sąd w omawianym wyżej wyroku (art. 100 § 1 k.p.), natomiast nagrody są świadczeniami wyjątkowymi, które mogą być przyznawane za to, co wykracza poza katalog czynności, do których pracownik zobowiązał się, nawiązując stosunek pracy, a więc za to, co przekracza jego (podstawowe) obowiązki. Skoro nagrody mogą być przyznawane pracownikowi tylko za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, nie mogą dotyczyć wszystkich czy większości pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

Warto pamiętać, że przyznanie nagrody stanowi uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy. Uprawnienie to nie może być jednak nadużywane, aby pracodawca nie naraził się na zarzut nadużywania kompetencji czy dyskryminowania określonych osób lub grup pracowników. Jest on ograniczony obowiązkiem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników pracy (art. 94 pkt 9 k.p.) oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy – równego traktowania pracowników (art. 112 k.p.) i niedyskryminacji (art. 113 i 183a–183e k.p.). Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku, a jej przyznanie stanowi konsekwencję wzorowego wykonywania zadań. Sądy prezentują pogląd, że pracownik nie może mieć roszczenia o wypłatę nagrody (oczywiście poza przypadkiem, gdy pracodawca ją przyznał a potem odmawia jej wypłaty), chociaż w przypadku naruszenia przepisów o zakazie dyskryminacji Sąd Najwyższy odniósł się do sytuacji, w której pracodawca przyznaje nagrody pewnej grupie pracowników, a jednego lub kilku z nich pomija bez rzeczowego uzasadnienia, chociaż pracowali tak samo wydajnie, efektywnie, z odpowiednim zaangażowaniem, osiągając podobne wyniki. Pracownicy, którym nagrody nie przyznano, mogą jej skutecznie dochodzić, jeżeli wykażą naruszenie przez pracodawcę zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Jednak nie wszystkie nagrody są nagrodami w rozumieniu art. 105 Kodeksu pracy.

Choć trudno wyobrazić to sobie w szkole, to jednak należy wskazać tu „nagrodę z zysków”, która mimo nazewnictwa nie jest nagrodą. Wprost podkreślił to Sąd Najwyższy, przyjmując, że nagrody z zysku z uwagi na treść art. 105 k.p. nie mogą być uznane za nagrody w jego rozumieniu. Zysk nie jest jedynie rezultatem zabiegów kadry zarządzającej czy efektem określonego splotu czynników o charakterze mikro- i makroekonomicznym, ale w określonej części jest konsekwencją pracy danego zespołu pracowniczego, a to z kolei świadczy o tym, że tzw. nagroda z zysku jest w pewnym zakresie rodzajem wynagrodzenia odłożonego w czasie (jego pewnej części).

Również „nagroda jubileuszowa” w świetle prawa nie jest nagrodą. Nie została uregulowana w Kodeksie pracy. Zasadniczo pracownik nabywa ją w terminie, w którym upływa okres zatrudnienia upoważniający do otrzymania tej nagrody. Wypłata powinna nastąpić już w następnym dniu (czyli niezwłocznie), a w razie opóźnienia pracownikowi należą się od tego momentu odsetki. Niestety, nie jest to świadczenie, które dotyczy wszystkich pracowników. Obligatoryjnie przysługuje pracownikom sfery budżetowej na podstawie odrębnych ustaw. Jest przyznawana za wieloletnią pracę u jednego pracodawcy bądź pracę w danym zawodzie. W pozostałych przypadkach ma charakter fakultatywny. Jeśli dany pracodawca będzie chciał u siebie w zakładzie pracy wprowadzić nagrodę jubileuszową, to zasady jej przyznawania oraz wysokość powinny być uregulowane w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w innych wewnątrzzakładowych regulacjach płacowych obowiązujących w tym zakładzie pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie nagrody jubileuszowej, powinna ona obowiązywać wszystkich pracowników. Kluczowym kryterium przyznania nagrody jubileuszowej jest osiągnięcie określonego stażu pracy, przy czym nie chodzi tu o faktyczne wykonywanie pracy, a o samo pozostawanie w zatrudnieniu. Wtedy taka nagroda także jest traktowana jako jednorazowe „wynagrodzenie odłożone w czasie”.

A co z premiami?

Premia jest świadczeniem o charakterze typowo motywacyjnym. W odróżnieniu od nagrody, nie została wprost uregulowana w Kodeksie pracy, ale może wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania bądź wprost z umowy o pracę. Jest to dodatkowy składnik wynagrodzenia za pracę, nieobowiązkowy i uzupełniający. Tylko od pracodawcy zależy, czy w ogóle system premiowania w danej firmie będzie wykorzystywany. Wypłata premii najczęściej uzależniona jest od spełnienia określonych i obiektywnych przesłanek wskazanych przez pracodawcę i wskazujących jej wysokość. Przepisy dotyczące przyznawania premii, a także jej pozbawienia bądź obniżenia, pracodawca musi sformułować w sposób konkretny, precyzyjny i zobiektywizowany, aby na ich podstawie można było bez cienia wątpliwości ustalić, czy danemu pracownikowi przysługuje premia oraz jaka powinna być jej wysokość.

Przepisy powinny być zrozumiałe dla pracownika. Co do zasady pracodawca ma pełną swobodę decyzyjną w zakresie warunków nabywania premii, nie mogą one jednak być sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Co ciekawe, pracodawca może również określić tzw. negatywne przesłanki premiowania, czyli warunki lub okoliczności, które spowodują, że pracownik prawa do premii nie nabędzie lub nabędzie w niższej wysokości, mimo spełnienia przesłanek pozytywnych. Sąd Najwyższy w swym orzecznictwie prezentuje jednolite stanowisko, wskazując, że gdy przyznanie dodatkowego wynagrodzenia pozostawione jest swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego (brak sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, nawet jeśli zostało nazwane premią. Dlatego konieczne jest precyzyjne rozróżnienie w każdej szkole, co będzie traktowane jako premia, a co będzie nagrodą.

Warto tu wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 maja 2024 r. (III PSK 59/23), w którego uzasadnieniu sąd wskazał: o zakwalifikowaniu świadczenia jako premii lub nagrody nie przesądza jego nazwa, lecz warunki jego nabycia. Jeśli z okoliczności wynika, że przysługuje ono w razie spełnienia przez pracownika określonych w przepisach płacowych (np. w regulaminie wynagradzania) przesłanek, to należy je uznać za świadczenie obowiązkowe, a więc premię, nawet w wypadku, gdy zostało ono nazwane nagrodą.